ETAP I
Zawiadomienie Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania
Proces przekazania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
w Lublinie rozpoczyna kierownik jednostki organizacyjnej od zawiadomienia Dyrektora Archiwum o rozpoczęciu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania. Zawiadomienie powinno zawierać informacje zgodnie z § 6 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019 poz. 246). Informacji tych nie podaje się w przypadku kolejnego przekazania, o ile nie uległy one zmianie. W przypadku niemożliwości podania ww. danych w całości lub ich części należy przedstawić pisemne wyjaśnienia.
W odpowiedzi na zawiadomienie, Dyrektor Archiwum potwierdza zaproponowany sposób uporządkowania materiałów archiwalnych lub formułuje zalecenia w zakresie uporządkowania, ewidencjonowania i technicznego ich zabezpieczenia.
ETAP II
Porządkowanie, ewidencjonowanie i techniczne zabezpieczenie materiałów archiwalnych
Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych reguluje załącznik nr 4 do ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Podczas przygotowywania materiałów archiwalnych w sposób szczególny zwrócić uwagę na:
- Ustalenie aktotwórcy. W przypadku, gdy w instytucji znajdują się materiały archiwalne wytworzone przez różnych aktotwórców, należy je wydzielić i przyporządkować do właściwego.
- Wyodrębnienie poszczególnych rodzajów dokumentacji (np. aktowa, geodezyjno-kartograficzna, techniczna, ulotna, fotograficzna).
- Nadanie układu. Podczas porządkowania należy uwzględnić układ nadany przez instytucję w momencie wytworzenia lub gromadzenia dokumentacji.
- Sporządzenie odrębnej ewidencji dla każdego aktotwórcy oraz rodzajów materiałów archiwalnych zgodnie z zapisami Załącznika nr 4 pkt 3 ww. Rozporządzenia. Przykładowe wzory formularzy spisów zdawczo-odbiorczych dla różnych rodzajów dokumentacji stanowią załączniki nr 1-6
- Stan zachowania materiałów archiwalnych.
- Usunięcie elementów metalowych i plastikowych.
- Zapakowanie w opakowania zabezpieczające indywidualne i zbiorcze.
ETAP III
Zawiadomienie Dyrektora Archiwum o zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do ich przekazania
Po zakończeniu procesu przygotowania materiałów archiwalnych do przekazania kierownik jednostki organizacyjnej zawiadamia dyrektora Archiwum o zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przedstawiając ich ewidencję. Do zawiadomienia dołącza się spis zdawczo-odbiorczy w jednym egzemplarzu. Ewidencja jest opiniowana przez Archiwum. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie poprawności spisów, przygotowywane są odpowiednie zalecenia w celu dokonania korekty. Jednostka organizacyjna jest zobowiązana nanieść poprawki zgodnie z uwagami Archiwum oraz dokonać technicznego zabezpieczanie materiałów archiwalnych zgodnie z zapisami Załącznika nr 4 pkt. 4 ww. Rozporządzenia, a w przypadku specyficznych rodzajów materiałów archiwalnych zgodnie z zaleceniami w tym zakresie wydanymi przez Archiwum.
W trakcie trwania lub po zakończeniu czynności porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych Archiwum może sprawdzić stan dokumentacji w drodze ekspertyzy archiwalnej. Jeżeli ewidencja oraz stan techniczny materiałów przygotowane są zgodnie z zapisami Załącznika nr 4 pkt 3 i pkt. 4 ww. Rozporządzenia, Archiwum wyraża zgodę na ich przejęcie.
ETAP IV
Przekazanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego
w Lublinie
Przekazanie materiałów archiwalnych przez kierownika jednostki organizacyjnej odbywa się na podstawie zaakceptowanej przez dyrektora Archiwum ewidencji.
Materiały archiwalne powinny być dostarczone wraz załączoną dokumentacją: (pismo przewodnie oraz trzy egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego w formie tradycyjnej). Dodatkowo spis zdawczo-odbiorczy w formie elektronicznej w wersji do edycji powinien zostać przesłany na adres kancelaria@lublin.ap.gov.pl.
Termin oraz miejsce przekazania materiałów archiwalnych wymagają uzgodnienia z dyrektorem Archiwum.
Archiwum potwierdza przejęcie materiałów archiwalnych w termie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia ich przekazania, załączając do niego jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego przejętych materiałów archiwalnych.
Załączniki
Zał. nr 1 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów aktowych
Zał. nr 2 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji technicznej
Zał. nr 3 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji aktowej – akt osobowych
Zał. nr 4 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji aktowej – dowodów osobistych
Zał. nr 5 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji aktowej – medycznej, historie chorób
Zał. nr 6 Wzór spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych geodezyjno-kartograficznych