Obowiązek uzyskiwania zgody na zniszczenie dokumentacji dotyczy zarówno państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, jak i prywatnych podmiotów przechowujących dokumentację po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych (w tym przedsiębiorców przechowujących dokumentację zlikwidowanych państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych).
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) polega na wydzieleniu jej części i przekazaniu do zniszczenia. Dokumentacja zostaje poddana brakowaniu, jeśli:
- jej okres przechowywania upłynął (określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji, o których mowa w art. 6 ust. 2 pkt 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164);
- organ lub jednostka organizacyjna uzna, że dokumentacja utraciła dla nich znaczenie praktyczne (w tym wartość dowodową).
Podstawy prawne brakowania dokumentacji
Podstawy prawne brakowania dokumentacji niearchiwalnej stanowią:
- art. 5 ust. 1, 1a, 2, 2b, art. 34 ust. 1 oraz art. 36 ust. 2 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164);
- § 9-12 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. 2019, poz. 246);
- § 8-14 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. 2006 poz. 206 poz. 1518 z późn. zm.).
Procedura brakowania
Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba przez niego upoważniona składa podpisany przez siebie wniosek o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do właściwego miejscowo Archiwum Państwowego.
WAŻNE – jeśli wniosek podpisuje inna osoba niż kierownik jednostki, musi ona działać „z upoważnienia” lub przesłać wraz z wnioskiem upoważnienie.
Do wniosku dołącza się spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania w jednym egzemplarzu, zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020, poz. 164).:
Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, zgodę wydaje kierownik jednostki organizacyjnej.
W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy komórek organizacyjnych mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji niearchiwalnej, przy czym podlega to zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej.
Osobne wnioski należy sporządzać dla dokumentacji:
- własnej
- odziedziczonej;
- dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc;
- aktowej, elektronicznej, technicznej, kartograficznej
Archiwum Państwowe rozpatruje wnioski o wydanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej według kolejności wpływu.
Dyrektor Archiwum Państwowego może:
- wydać zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Zgodę wydaje w jednym egzemplarzu i odsyła do wnioskodawcy. Zgoda zawiera w szczególności: informacje o wniosku, którego dotyczy; charakterystykę dokumentacji zawartej we wniosku (rodzaj dokumentacji; okres, z jakiego pochodzi dokumentacja; rozmiar wyrażony w sposób właściwy dla danego rodzaju dokumentacji); potwierdzenie, że dokumentacja nie stanowi materiałów archiwalnych oraz ewentualną informację o dokumentacji wyłączonej z brakowania;
- wyłączyć z procedury brakowania dokumentację, której kwalifikacja lub opis budzi wątpliwości, przedstawiając zalecenia dotyczące dalszego postępowania z tą dokumentacją;
- odmówić wyrażenia zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, gdy wniosek lub spis nie spełnia określonych wymogów, o których mowa w § 9 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. (Dz. U. 2019 poz. 246).
Po przesłaniu zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej przez Archiwum Państwowe archiwista przekazuje akta do zniszczenia (wyłącznie akta, dla których uzyskał zgodę na zniszczenie) z pozostałą dokumentacją należy postąpić według wytycznych wskazanych przez Archiwum Państwowe).
Po zniszczeniu dokumentacji niearchiwalnej archiwista odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania i numer zgody.
Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej przechowywana jest przez archiwum zakładowe.
Okres przechowywania dokumentacji
Okres przechowywania ustalony w jednolitym rzeczowym wykazie akt podmiotu lub kwalifikatorze dokumentacji liczony jest w pełnych latach kalendarzowych, począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy, np. dla deklaracji PIT złożonej w 2015 roku (kat. B5) okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia 2016 roku i upływa z dniem 1 stycznia 2021 roku. Jest to minimalny okres przechowywania dokumentacji.
Wskazane jest, by oceny przydatności dokumentacji dla celów praktycznych podmiotu dokonywali pracownicy merytoryczni komórek organizacyjnych, które ją wytworzyły lub przejęły zadania lub funkcje.
Jak złożyć wniosek na brakowanie?
Wnioski o wydanie zgody na brakowanie należy dostarczyć pisemnie w postaci tradycyjnej (papierowej), w jednym egzemplarzu, na adres korespondencyjny:
Archiwum Państwowe w Lublinie
ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin
lub wysłać w formie elektronicznej:
- na adres elektronicznej skrzynki podawczej Archiwum Państwowego w Lublinie: Skrytka ePUAP:/99c15axgvq/SkrytkaESP
- wiadomością email wraz z załącznikami na adres: kancelaria@lublin.ap.gov.pl