Zasady i warunki korzystania z zasobu

 KTO MOŻE KORZYSTAĆ Z MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH?

Materiały archiwalne udostępniane są każdemu, kto się o to zwróci, chyba że zachodzą określone w przepisach prawnych przesłanki do odmowy udostępnienia. Tylko w wyjątkowych przypadkach dyrektor archiwum może odmówić udostępnienia materiałów archiwalnych, jeżeli:

  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć prawnie chronione interesy państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli (np. zawierają chronione dane osobowe lub informacje naruszające dobra osobiste),
  • ich udostępnienie mogłoby naruszyć tajemnice ustawowo chronione (państwową, służbową, zawodową),
  • ich stan fizyczny nie pozwala na udostępnienie.

Ponadto wymienione niżej materiały archiwalne udostępnia się nie wcześniej niż:
a) akta i księgi stanu cywilnego: urodzeń po 100 latach, małżeństw i zgonów po 80 latach,
b) indywidualną dokumentację medyczną – po 100 latach,
c) akty notarialne, księgi wieczyste i związaną z nimi dokumentację – po 70 latach,
d) dokumentację osobową i płacową – po 50 latach,
e) ewidencję ludności – po 30 latach,
f) dokumentację spraw sądowych i postępowań dochodzeniowych – po 70 latach od uprawomocnienia się orzeczenia lub zakończenia postępowania.

W JAKI SPOSÓB SĄ UDOSTĘPNIANE AKTA?

Materiały archiwalne udostępniane są bezpłatnie w czytelni. Oryginalne akta udostępniane są tylko na miejscu, nie można ich wypożyczać ani wynosić poza teren czytelni. W przypadku akt zmikrofilmowanych mikrofilmy można wypożyczyć do innego archiwum państwowego.

Materiały, z których wykonano kopie użytkowe (mikrofilmy lub skany), są udostępnianie w postaci tych kopii, a nie oryginałów.

Poradnik korzystania z czytnika mikrofilmów

Z przeglądanych materiałów archiwalnych można sporządzać notatki przy pomocy ołówka lub laptopa (każde miejsce dla użytkownika jest wyposażone w gniazdko 230V) oraz samodzielnie wykonywać kopie. Z akt można również zamówić skany lub fotografie cyfrowe. Ich wykonanie podlega opłatom na zasadach określonych w cenniku usług świadczonych przez Archiwum.
Samodzielne kopiowanie jest dopuszczalne w odniesieniu do materiałów archiwalnych i ich kopii stanowiących zasób Archiwum Państwowego w Lublinie  lub mikrofilmów wypożyczonych z innych archiwów państwowych.

Samodzielnie wykonane kopie mogą być używane wyłącznie w sposób niesprzeczny z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z zakresu praw autorskich i praw pokrewnych.

Samodzielne kopiowanie może być prowadzone wyłącznie przy użyciu analogowego lub cyfrowego aparatu fotograficznego, w świetle zastanym bez użycia lamp błyskowych, „z ręki” (bez użycia statywu), z wyłączonym dźwiękiem migawki. Wykorzystanie do kopiowania innych urządzeń, np. skanerów ręcznych, przenośnych skanerów płaskich czy kserokopiarek jest niedozwolone.

Fotografie mogą być wykonywane jedynie na wyznaczonych stanowiskach w pracowni naukowej. Obiekty nie mogą być przenoszone przez użytkownika poza pracownię, jak również umieszczane w celu wykonania fotografii w lepiej oświetlonych miejscach, np. na parapecie okiennym itp.

Fotografowane obiekty muszą być ułożone tak jak do bezpośredniej lektury, tzn. na podkładkach, pulpitach itp. Nie jest dopuszczalne dodatkowe dociskanie, rozprasowywanie, obciążanie pofalowanych lub trudno otwierających się obiektów w celu uzyskania lepszej reprodukcji.

 W JAKI SPOSÓB UZYSKAĆ DOSTĘP DO AKT?

Zgłoszenie użytkownika

Osoba chcąca skorzystać z akt powinna złożyć zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego. Formularz można wypełnić w czytelni lub wcześniej przesłać e-mailem lub faksem, a podpisać w czytelni.

Strona z formularzami umożliwiającymi dostęp do materiałów archiwalnych

 Rewersy

Zamówienia na poszczególne jednostki aktowe można składać:

  • na miejscu w czytelni, wypełniając rewers
  • za pomocą funkcji e-rewers
  • pocztą elektroniczną: pracownianaukowa@lublin.ap.gov.pl
  • telefonicznie: 81 528 61 56
  • faksem: 81 528 61 46

Na zamówieniu prosimy podać:

  • imię i nazwisko
  • numer identyfikatora użytkownika
  • numer i nazwę zespołu (zbioru akt)
  • sygnaturę jednostki
  • datę udostępnienia (przewidywany termin wizyty w czytelni).

Terminy realizacji rewersów

Czas realizacji rewersu zależy od terminu jego złożenia:

Czas złożenia rewersu Termin realizacji
do 9:30do 11:30
do 11:30do 13:30
do 13:30 *do 15:00
po 13:30 *następnego dnia od godz. otwarcia czytelni

W wyjątkowych przypadkach (np. duża liczba i wielkość zamówień) czas realizacji rewersu może ulec przesunięciu na późniejszą godzinę lub następny dzień. Materiały wymagające przygotowana do udostępnienia (spaginowania, zabiegów konserwatorskich itp.) udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac, wyznaczonym przez obsługę czytelni.

JAK WYSZUKAĆ INTERESUJĄCE MNIE DOKUMENTY?

W czytelni swoje badanie prowadzisz samodzielnie.

Obsługa czytelni udzieli Ci ogólnych informacji o zasobie Archiwum i dostępnych pomocach ewidencyjnych, ale to Ty musisz odnaleźć interesujące Cię dokumenty. W poszukiwaniach niezbędne będą pomoce ewidencyjne, dostępne w internecie lub w czytelni.

Internetowe bazy danych

Zanim przyjdziesz do archiwum, możesz skorzystać z baz danych dostępnych w internecie. Pamiętaj, że w internecie znajdziesz tylko informacje o zasobie wprowadzone do systemu komputerowego. W przypadku opisu na poziomie zespołu archiwalnego będą to dane kompletne, ale już np. w przypadku inwentarzy tylko częściowe. W bazie danych opublikowanej na portalu www.szukajwarchiwach.gov.pl poza informacjami o zasobie odnaleźć można również skany wybranych materiałów archiwalnych, które zostały zdigitalizowane.

Pomoce ewidencyjne dostępne w czytelni

Spis zespołów – zawiera ogólne informacje o poszczególnych zespołach (ich numer, nazwę, daty skrajne oraz wielkość w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących)

Przewodnik po zasobie archiwalnym – książka zawierająca opisy zespołów zasobu do 1944/1945 r.: ich numer, nazwę, daty skrajne, rozmiar w jednostkach inwentarzowych i metrach bieżących oraz informacje o organizacji i dziejach wytwórcy akt, ich zawartości i układzie w zespole. Przewodnik zawiera dane według stanu na 1994 rok, dlatego w części jest już nieaktualny.

Inwentarze zespołów i zbiorów akt – podstawowa pomoc ewidencyjna do zespołów opracowanych. Inwentarz zawiera informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.

Spisy robocze – opracowane przez pracowników archiwum spisy akt zespołów, które nie zostały w sposób pełny opracowane, prezentujące podobnie jak inwentarz informacje na poziomie poszczególnych jednostek inwentarzowych.

Spisy zdawczo-odbiorcze – sprowadzane do czytelni na życzenie użytkownika w przypadku zespołów, które nie zostały opracowane lub zewidencjonowane w Archiwum. Spisy te, stanowiące podstawę przekazania akt do archiwum państwowego, zostały przygotowane przez instytucje przekazujące akta i zawierają podstawowe informacje o poszczególnych jednostkach aktowych.

Szukaj w archiwach – dostępny na stanowiskach komputerowych,  zawiera informacje o poszczególnych zespołach i jednostkach inwentarzowych w zakresie, w jakim posiadają one ewidencję komputerową.

Inne drukowane pomoce archiwalne do niektórych zespołów lub rodzajów materiałów archiwalnych, takie jak katalog czy inwentarz analityczny. Znajdują się one na półce przy stanowisku obsługi.

JAK ZAMÓWIĆ KOPIE PRZEGLĄDANYCH MATERIAŁÓW

zobacz zakładkę – Jak korzystać — Usługi archiwalne

ZOBACZ RÓWNIEŻ:

Przepisy prawne regulujące udostępnianie materiałów archiwalnych

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
--> Skip to content