Niepaństwowy zasób archiwalny to zasób, który tworzą materiały archiwalne niebędące własnością państwowych jednostek organizacyjnych. Instytucje niepaństwowe zobligowane są do ewidencjonowania, przechowywania i zabezpieczania materiałów archiwalnych wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Zgodnie z art. 42 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r., poz. 164) niepaństwowy zasób archiwalny tworzą jednostki niepaństwowe, takie jak partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, społeczne, stowarzyszenia, kluby, fundacje, kościoły, związki wyznaniowe, szkoły prowadzone przez organy niepaństwowe i niesamorządowe itp.
Niepaństwowy zasób dzieli się na:
ewidencjonowany – zasób publiczny, dokumentacja powstaje w wyniku działalności instytucji niepaństwowych, np. partii politycznych, kościołów i związków wyznaniowych, organizacji pozarządowych. Z chwilą ustania działalności tych podmiotów materiały archiwalne, zgodnie z art. 44 ustawy archiwalnej, wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego;
nieewidencjonowany – zasób prywatny, dokumentacja powstaje w wyniku działalności osób fizycznych (rodzin), stanowi własność tych osób lub ich prawnych następców.
Współpraca Archiwum Państwowego w Lublinie z jednostkami niepaństwowymi
Jednym z zadań Archiwum Państwowego w Lublinie jest prowadzenie rozpoznania podmiotów, których charakter i przedmiot prowadzonej działalności ma szczególne znaczenie społeczne, gospodarcze, kulturalne, polityczne i naukowe dla rozwoju regionu, a wytwarzana w przeszłości i współcześnie dokumentacja może stanowić materiały archiwalne wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego. Współpracę prowadzi na podstawie Zarządzenia nr 49 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 2 listopada 2022 r. w sprawie współpracy archiwów państwowych z podmiotami, których materiały archiwalne wchodzą w skład ewidencjonowanego niepaństwowego zasobu archiwalnego.
Współpraca Archiwum Państwowego w Lublinie z podmiotami polega na wspieraniu ich działalności archiwalnej oraz zarządzania przez nie dokumentacją poprzez poradnictwo, szkolenia, konsultacje, ekspertyzy, opinie, organizowanie wspólnych przedsięwzięć oraz inne formy kontaktów w zakresie:
- zarządzania dokumentacją oraz wydzielania z niej materiałów archiwalnych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
- zabezpieczania dokumentacji, w tym konserwacji materiałów archiwalnych;
- popularyzacji narodowego zasobu archiwalnego i działalności archiwalnej podmiotów;
- działalności naukowej i wydawniczej;
- działalności informacyjnej.
Przy rozpoznawaniu podmiotów w celu nawiązania z nimi współpracy, Archiwum w szczególności uwzględnia:
- zachowanie ciągłości w kształtowaniu narodowego zasobu archiwalnego, zwłaszcza odnośnie tych podmiotów, które powstały z przekształcenia państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, ustalonych uprzednio jako wytwarzające materiały archiwalne;
- charakter i przedmiot prowadzonej działalności, w tym, czy podmiot jest partią polityczną, organizacją polityczną lub społeczną, spółdzielnią, kościołem, związkiem wyznaniowym, stowarzyszeniem, fundacją, związkiem zawodowym, samorządem zawodowym lub gospodarczym, podmiotem prywatnym wykonującym zadania publiczne, niepubliczną uczelnią, szkołą lub placówką oświatową albo przedsiębiorcą;
- znaczenie społeczne, gospodarcze, kulturalne, polityczne i naukowe podmiotu;
- szczególne znaczenie historyczne posiadanych przez podmiot materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów kraju lub danego obszaru.
WAŻNE: Jeżeli chcesz nawiązać współpracę lub uważasz, że Archiwum Państwowego w Lublinie powinno zainteresować się Twoją jednostką, zgłoś się do nas: piotr.zimny@lublin.ap.gov.pl tel. 81 528 61 52, 600 031 659
Jak przekazać dokumentację?
O zamiarze przekazania materiałów archiwalnych z niepaństwowych jednostek organizacyjnych należy w pierwszej kolejności zawiadomić Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, który decyduje o tym, do którego Archiwum Państwowego powinny trafić. Sposób postępowania z materiałami archiwalnymi tworzącymi zasób określony został w rozdziale 4. ustawy archiwalnej (Dz. U. z 2020 r., poz. 164).
Materiały archiwalne niepaństwowych jednostek organizacyjnych przekazywane są do archiwów państwowych w przypadku:
- trwałego zaprzestania działalności przez jednostkę organizacyjną jej materiały archiwalne stają się własnością Państwa – przechodzą zatem do państwowego zasobu archiwalnego i podlegają przekazaniu do właściwej jednostki państwowej sieci archiwalnej.
- wydania przez sąd prawomocnego orzeczenia lub podjęcia przez właściwy organ decyzji, w których następstwie jednostka ma trwale zaprzestać działalności
- gdy działająca niepaństwowa jednostka organizacyjna może zadecydować o przekazaniu swoich materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego „na własność” albo w depozyt. Zawiera wtedy z dyrektorem tego archiwum odpowiednie porozumienie.
Procedura przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych została określona w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 14 października 2015 r. w sprawie warunków i trybu przekazywania do archiwów państwowych materiałów archiwalnych tworzących ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny (Dz.U. z 2015 poz. 1733). Dokumentacja przygotowana do przekazania do archiwów państwowych powinna być uporządkowania zgodnie ze standardami porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do Archiwów Państwowych, stanowiącymi załącznik nr 4 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019, poz. 246).