Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych określają przepisy kancelaryjne i archiwalne (por. art. 6 Ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2020 poz. 164)), tj.:
- instrukcję kancelaryjną,
- jednolity rzeczowy wykaz akt, który może być uzupełniony o kwalifikator dokumentacji,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego albo instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych upoważnił dyrektorów archiwów państwowych do występowania w jego imieniu w sprawach uzgadniania przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
Obowiązek uzgodnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych (lub upoważnionym dyrektorem Archiwum Państwowego) nie dotyczy:
- organów właściwych w sprawach archiwów wyodrębnionych;
- organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy.
Przepisy kancelaryjne i archiwalne organów wymienionych w tirecie drugim określa Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa lub wojewoda mogą jednak dokonać uzupełnienia określonych w rozporządzeniu jednolitych rzeczowych wykazów akt w porozumieniu z dyrektorem właściwego Archiwum Państwowego, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji. We wniosku o rozbudowę należy podać podstawę prawną realizacji nowych zadań, dla których jednostka chce dodać nowe klasy w wykazie akt.
Wspólne przepisy dla jednostek nadzorowanych i podległych
Organ państwowy może określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla urzędu obsługującego ten organ i jednostek nadzorowanych i podległych lub dla samych nadzorowanych i podległych jednostek organizacyjnych.
Wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa mogą określić w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych wspólne przepisy kancelaryjne i archiwalne dla jednostek nadzorowanych i podległych o podobnym przedmiocie działalności.
Instrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej:
- Określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt
- Ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji
- Zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek
- Obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek
- Zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych
- Formy załatwiania spraw
- Zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji
- Zasady podpisywania pism
- Ustalenia dotyczące wysyłania pism
- Zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych
- Zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- Ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
- Obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.
Jednolity rzeczowy wykaz akt
Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.
Konstrukcja wykazu:
- Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas.
- Ww. podział jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji.
- Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.
- Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.
- Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób:
- dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”;
- dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00” do „99”;
- dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000” do „999”;
- dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000” do „9999”;
- dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000” do „99999”;
- dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000” do „999999”;
- dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000” do „9999999”;
- dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000000” do „99999999”;
- dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000000” do „999999999”;
- dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000000” do „9999999999”.
- Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz organu lub jednostki organizacyjnej.
- Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.
- W wykazie akt:
- pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;
- piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.
- Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji (Dz. U. 2019, poz. 246) .
- W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas.
- Kwalifikator dokumentacji tworzy się dla określonego rodzaju dokumentacji, w szczególności technicznej, geologicznej, geodezyjnej lub kartograficznej. Na kwalifikator dokumentacji składa się zestaw typów dokumentacji lub jej wykaz przedmiotowy, oznaczonych kategorią archiwalną, który odnosi się do co najmniej jednej klasy z wykazu akt.
- Wzór budowy kwalifikatora dokumentacji stanowi załącznik nr 3 do ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt
Instrukcja w sprawie organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego/składnicy akt reguluje postępowanie w archiwum zakładowym/składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Określa organizację, zadania i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:
- Tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
- Sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum zakładowego/składnicy akt,
- Zasady udostępniania/wypożyczania akt,
- Wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji archiwalnej:
- Organizacja i zakres działania archiwum zakładowego/składnicy akt
- Personel archiwum zakładowego/składnicy akt
- Lokal i wyposażenie archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego/składnicy akt
- Przechowywanie i ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Udostępnianie dokumentacji w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego/składnicy akt
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w archiwum zakładowym/składnicy akt
- Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
- Kontrolę archiwum zakładowego/składnicy akt
- Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.
Uzgadnianie przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w porozumieniu z dyrektorem Archiwum Państwowego w Lublinie:
- Jednostka przesyła do Archiwum Państwowego w Lublinie projekt przepisów kancelaryjnych i archiwalnych lub projekt zmian do uzgodnionych wcześniej normatywów. Projekt należy przesłać w wersji elektronicznej w formacie PDF z możliwością dodawania komentarzy na adres kancelaria@lublin.ap.gov.pl lub na skrzynkę podawczą na platformie ePUAP: /99c15axgvq/SkrytkaESP. Do korespondencji należy dołączyć pismo przewodnie podpisane podpisem elektronicznym przez kierownika jednostki organizacyjnej lub skan pisma sporządzonego w postaci tradycyjnej.
Opracowując projekty przepisów należy się oprzeć na wzorach dostępnych na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych:
- Po zaakceptowaniu projektu normatywów Archiwum zwraca się do kierownika jednostki z prośbą o przesłanie w formie papierowej w dwóch egzemplarzach ostatecznej wersji przepisów oraz podpisanego przez kierownika jednostki organizacyjnej zarządzenia wprowadzającego normatywy lub zmiany do nich.
- W zarządzeniu wprowadzającym normatywy należy wskazać aktualną datę jego wejścia w życie, która nie powinna być wcześniejsza od daty podpisania normatywów przez Dyrektora Archiwum, zaś w ostatecznej wersji normatywów należy uzupełnić aktualne dane dotyczące numeru i daty zarządzenia wprowadzającego normatywy.
- Po otrzymaniu pisma dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie uzgadniającego przepisy kancelaryjne i archiwalne kierownik jednostki organizacyjnej na podstawie zarządzenia wprowadza je do stosowania.