Wątpliwości w zakresie kwalifikacji dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii dyrektor właściwego archiwum państwowego na podstawie § 2 ust. 2-4 Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Wydanie opinii następuje na wniosek organu lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu i może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną archiwum państwowego, albo archiwum wyodrębnionego.
Wniosek o wydanie opinii zawiera w szczególności:
- nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o opinię;
- nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja ma podlegać kwalifikacji na podstawie opinii;
- charakterystykę dokumentacji przez określenie jej rodzajów, typów oraz tematyki;
- informację o rocznych datach skrajnych wytworzonej dokumentacji;
- dotychczasową podstawę kwalifikowania lub informację o jej braku.
Sposób oznaczania kategorii archiwalnych (por. zał. nr 1 do ww. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r.);
- symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych;
- symbolem „B” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:
- symbolem „B” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;
- symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;
- symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w ww. sposób.
Jeżeli przepisy szczególne tak stanowią, dopuszcza się inne niż ww. wymieniony sposoby liczenia okresów przechowywania dokumentacji.