Ekspertyzy archiwalne
wykonywane są przez archiwum z urzędu lub na wniosek jednostki organizacyjnej. Sposób przeprowadzania ekspertyz archiwalnych został określony w zarządzeniu Nr 41 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych w zakresie ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez archiwa państwowe.
Ocena wartości archiwalnej dokonywana jest w przypadku:
- wątpliwości w zakresie kwalifikacji (ocena wartości dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, ocena wartości dokumentacji likwidowanych jednostek organizacyjnych),
- dokumentacji posiadającej kategorię „BE” po upływie okresu przechowywania w archiwum zakładowym,
- ustalenia, czy w jednostce organizacyjnej powstają materiały archiwalne wchodzące do narodowego zasobu archiwalnego,
- w sytuacjach nagłych, np. zalania archiwum lub pożaru – w calu zabezpieczenia dokumentacji przed dalszą degradacją i określenia sposobu konserwacji
- sprawdzenia sposobu porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego (ekspertyzy dokonuje pracownik Oddziału II – ewidencji i opracowania zasobu archiwalnego).
Wartościowania dokumentacji dokonuje się na podstawie wskazówek zawartych w zarządzeniach Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczących następującej dokumentacji:
- akta osobowe (zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych nr 16 z dnia 10 listopada 2014 r.);
- dokumentacja medyczna (zarządzenie Nr 36 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 września 2019 r.);
- dokumentacja uprawnień do kierowania pojazdami i dokumentacja rejestracji pojazdów (zarządzenie Nr 42 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 13 grudnia 2019 r.);
- akta osobowe studentów oraz prace dyplomowe (zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 kwietnia 2020 r.);
- dokumentacja programów i projektów finansowanych z funduszy europejskich (zarządzenie Nr 11 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 maja 2020 r.).
Przebieg ekspertyzy:
- Spis dokumentacji podlegającej ekspertyzie powinien zostać przesłany odrębnym wnioskiem o przeprowadzenie ekspertyzy. Archiwum Państwowe w Lublinie prosi, by nie dołączać spisów kat. BE do wniosków na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.
- Sporządzając wniosek o przeprowadzenie ekspertyzy archiwalnej oraz spis dokumentacji przeznaczonej do ekspertyzy należy kierować się § 9 rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2019 r. poz. 246).
- W przypadku dokumentacji wyłączonej do ekspertyzy z wniosku na brakowanie nie ma konieczności sporządzania nowego wniosku z prośbą o przeprowadzenie ekspertyzy.
- Po umówieniu terminu przeprowadzenia ekspertyzy z pracownikiem Archiwum Państwowego, archiwista zakładowy powinien oddzielić dokumentację przeznaczoną do ekspertyzy od pozostałej oraz ułożyć ją według kolejności spisu dokumentacji niearchiwalnej. Należy również przygotować wnioski i spisy, których dotyczy przeprowadzana ekspertyza.
- Po zakończeniu ekspertyzy do jednostki zostaną przesłane wytyczne postępowania z dokumentacją, która była poddana ekspertyzie archiwalnej.
- Sporządzając wniosek na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej kat. BE zakwalifikowanej do kat. B po przeprowadzonej ekspertyzie archiwalnej, należy pamiętać, że zmienia się kategoria ww. dokumentacji z kat. BE na kat. B.
WAŻNE:
- Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. nie należy umieszczać na jednym spisie dokumentacji zarówno kategorii B jak i BE.
- W związku z tym, że w archiwach zakładowych materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna ujmowane są na odrębnych spisach zdawczo-odbiorczych przy zmianie kwalifikacji dokumentacji skutkującej przekwalifikowaniem dokumentacji niearchiwalnej do materiałów archiwalnych należy zastosować przykładową korektę: