Zlecanie usług
Usługi świadczone są na podstawie pisemnego zamówienia, które powinno zawierać co najmniej:
- imię, nazwisko, adres zamawiającego,
- szczegółowe określenie przedmiotu usługi, w tym dane wymagane na podstawie postanowień cennika dotyczących poszczególnych kategorii usług,
- w razie potrzeby określenie szczególnych wymogów technicznych, według których zamówienie powinno być wykonane.
Wniesienie zamówienia pocztą elektroniczną jest dopuszczalne, gdy:
- zamówienie jest opatrzone podpisem elektronicznym spełniającym, na podstawie odpowiednich przepisów, wymogi podpisu własnoręcznego, lub
- należna cena z tytułu zamówienia nie przekracza 50 zł i zostanie w całości wniesiona przed przystąpieniem do jego realizacji, z zastrzeżeniem, że zamówienie zawiera imię, nazwisko i adres zamawiającego.
W przypadku nie spełnienia wyżej określonych warunków archiwum nie udziela odpowiedzi na zamówienia.
Szczególne zasady realizacji usług w związku z wydawaniem zaświadczeń
- Wydawanie zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, a także wyszukiwanie w tym celu materiałów archiwalnych, nie są działalnością usługową. W sprawach tych jednak prowadzenie poszukiwań może być kwalifikowane jako usługa płatna, jeżeli wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy szukanego dokumentu, przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania dokumentu oraz innych danych niezbędnych do jego identyfikacji, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.
- Za wykonanie uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów pobierana jest należność w wysokości wynikającej z cennika.
Szczególne zasady obowiązujące w przypadku sądów, prokuratur, placówek dyplomatycznych i konsularnych oraz organów władzy publicznej
Nie stanowią działalności usługowej:
- wyszukiwanie dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej z zastrzeżeniem, że Archiwum nie wykonuje przy tym zadań ciążących na zamawiającym oraz pod warunkiem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia potrzebne jest zaznajomienie się z treścią tych dokumentów.
- sporządzanie w jednym egzemplarzu kserokopii lub kopii cyfrowych materiałów archiwalnych na potrzeby sądów, prokuratur oraz polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych, pod warunkiem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do załatwienia której niezbędne są zamawiane wypisy, odpisy lub reprodukcje oraz wskaże poszczególne dokumenty objęte zamówieniem, lub zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonej kategorii danych bez związku ze sprawami indywidualnymi.
Wyjątki:
- za wykonanie kserokopii lub kopii cyfrowych w więcej niż jednym egzemplarzu na potrzeby sądów, prokuratur oraz polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych, za każdy dodatkowy egzemplarz pobierana jest cena wynikająca z cennika.
- za sporządzanie odpisów lub wypisów materiałów archiwalnych na potrzeby sądów, prokuratur oraz polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych pobierana jest cena wynikająca z cennika.
Kopie, odpisy i wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne w Rzeczypospolitej Polskiej wykonywane są na zasadach ogólnych, chyba że umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej. Zamawiający powołujący się na szczególne zasady w tym zakresie obowiązany jest wskazać podstawę ich obowiązywania
Czynności bezpłatne
Nieodpłatnie prowadzone są poszukiwania niezbędne do wydania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, w celu:
- świadczeń emerytalno-rentowych, z wyjątkiem wykonywania odpisów, wypisów i kopii dokumentacji osobowo-płacowej o czasowym okresie przechowywania,
- udokumentowania działalności kombatanckiej, równorzędnej z działalnością kombatancką oraz podlegania represjom wojennym i okresu powojennego w rozumieniu ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. Nr 0 poz. 1255).
Usługi ekspresowe
Zamówienia są realizowane w kolejności ich rejestracji przez Archiwum. W przypadku zlecenia przez Zamawiającego realizacji zamówienia poza kolejnością (usługa ekspresowa) cena usługi ulega zwiększeniu o 100%.
Opłaty i prowizje bankowe i pocztowe
Koszty opłat i prowizji z tytułu operacji bankowych związanych z zapłatą za usługę ponosi zamawiający.
Wysyłka zamówienia listem ekonomicznym jest wliczona w cenę.
Płatność w walutach obcych
Osoby wpłacające spoza obszaru Rzeczypospolitej Polskiej wnoszą należność za usługę określoną w polskich złotych PLN. Wpłacają jej równowartość w wymienialnej walucie obcej, przeliczoną po kursie z dnia wpłaty przez instytucję przyjmującą wpłatę i dokonującą jej rozliczenia.
Zaliczki
Podjęcie działalności usługowej z zakresu prowadzenia poszukiwań archiwalnych jest uzależnione od uiszczenia z góry należności bądź wpłacenia zaliczki na jej poczet w wysokości opłaty za jedną godzinę pracy.
Podjęcie działalności usługowej spoza zakresu poszukiwań archiwalnych, jeśli pociąga za sobą znaczne nakłady finansowe albo gdy przewidywana należność końcowa przekracza 200 zł, może być uzależnione od wpłaty zaliczki w wysokości nie mniejszej niż 25% przewidywanej należności końcowej.
Kwota zaliczki jest rozliczana w ramach końcowej należności za zrealizowaną usługę.