Regulamin korzystania z materiałów archiwalnych

Regulamin
korzystania z materiałów archiwalnych w czytelniach
Archiwum Państwowego w Lublinie

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 7 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie
z dnia 25 kwietnia 2022 r.

§ 1. Organizacja pracy czytelni

1. Czytelnie czynne są:

• centrala Archiwum Państwowego w Lublinie – poniedziałek-środa od 9.00 do 17.30, czwartek-piątek od 9.00 do 15.00.
• oddziały zamiejscowe Archiwum w Chełmie, Kraśniku i Radzyniu Podlaskim
  – poniedziałek od 9.00 do 17.30, wtorek-piątek od 9.00 do 15.00.

2. Od 1 lipca do 15 września wszystkie czytelnie otwarte są w dniach: poniedziałek-piątek
   od 9.00 do 15.00.
3. W szczególnych przypadkach ze względów sanitarnych, dopuszcza się zorganizowanie 15 minutowej przerwy na wietrzenie czytelni od 12.00 do 12.15 oraz od 15.00 do 15.15.
4. Czytelnie są miejscami przeznaczonymi do udostępniania użytkownikom materiałów archiwalnych i reprodukcji (mikrofilmy i kopie cyfrowe), środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych oraz zbiorów bibliotecznych.
5. Czytelnia nie może być wykorzystywana w innym celu niż określonym w pkt 3 bez zgody dyrektora Archiwum.
6. Udostępnianie w czytelniach zbiorów bibliotecznych regulują osobne przepisy.
7. Obsługa czytelni udziela użytkownikom informacji dotyczących zasobu archiwalnego, zasad udostępniania materiałów archiwalnych i ich kopii oraz środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych.

§ 2. Zgłoszenie użytkownika

1. Osoba przystępująca do korzystania z materiałów archiwalnych składa w czytelni wypełniony i podpisany formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego, zwany dalej Zgłoszeniem, zawierający następujące informacje o użytkowniku:

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres korespondencyjny,
• numer telefonu lub adres poczty elektronicznej, jeżeli zostały podane do wykorzystania,
• rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
• podpis własnoręczny, kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty.

Wzór Zgłoszenia stanowi załącznik nr 1.

2. W Zgłoszeniu użytkownik może fakultatywnie podać: temat pracy, na której potrzeby zamierza korzystać z materiałów archiwalnych, albo cel prowadzonych w Archiwum badań.
3. Zgłoszenie może być złożone w czytelni osobiście, pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną.
   W przypadku drogi elektronicznej Zgłoszenie musi być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
4. W przypadku przesłania wypełnionego formularza zgłoszenia drogą elektroniczną nie podpisanego według wymagań określonych powyżej, dopuszcza się złożenie podpisu przez użytkownika na wydruku zgłoszenia przy pierwszej wizycie w Archiwum.
5. Zgłoszenie jest aktualne przez 12 miesięcy licząc od ostatniej zarejestrowanej wizyty użytkownika w czytelni Archiwum jednak nie dłużej niż przez 3 lata. Po wygaśnięciu ważności należy złożyć nowe Zgłoszenie.
6. W przypadku zmiany danych, o których mowa w ust. 1, użytkownik aktualizuje Zgłoszenie składając nowy formularz. Data aktualizacji nie wpływa na ważność Zgłoszenia.
7. Dane osobowe podane w Zgłoszeniu są przetwarzane tylko w zakresie potrzeb bieżącego zarządzania udostępnianiem materiałów archiwalnych.
8. W przypadku konieczności dostępu do materiałów archiwalnych z danymi osobowymi użytkownik zawiera z Archiwum umowę dotyczącą przetwarzania danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
9. W przypadku korzystania z materiałów archiwalnych, w których występują informacje z dostępnością prawnie ograniczoną, obsługa czytelni wzywa użytkownika do potwierdzenia tożsamości zawartej w Zgłoszeniu poprzez okazanie dokumentu tożsamości. Z okazania dokumentu obsługa sporządza notatkę służbową przy zgłoszeniu użytkownika.Wyjaśnienia, oświadczenia oraz udokumentowania szczególnych uprawnień składane są w formie pisemnej potwierdzone własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w przypadku składania ich drogą elektroniczną.

§ 3. Zamawianie materiałów archiwalnych

1. Zamówienia na materiały archiwalne można składać osobiście w czytelni albo drogą elektroniczną.
2. Materiały archiwalne udostępnianie są użytkownikom, posiadającym aktualne Zgłoszenie, na podstawie zamówienia zwanego dalej rewersem, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
3. Rewers wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej lub grupy jednostek o kolejnej sygnaturze w sposób pełny i czytelny.
4. Informacje teleadresowe niezbędne do składania zamówień umieszczone są w widocznym miejscu w czytelniach oraz na stronach internetowych Archiwum.
5. Informacje o materiałach archiwalnych niezbędne do złożenia rewersu wyszukiwane są przez użytkowników Archiwum samodzielnie.
6. W czytelniach Archiwum zamówienia na materiały archiwalne realizowane są cztery razy dziennie:

• rewersy złożone do godziny 9.30 są realizowane do godziny 11.30,
• rewersy złożone między 9.30 a 11.30 są realizowane do godziny 13.30,
• rewersy złożone między 11.30 a 13.30 są realizowane do godziny 15.00,
• rewersy złożone po godzinie 13.30 są realizowane następnego dnia od godziny otwarcia czytelni.

7. W uzasadnionych przypadkach (m.in. duża liczba i wielkość zamówień, konieczność przygotowania archiwaliów do udostępnienia) czas realizacji zamówienia określony w pkt 6 może ulec wydłużeniu.
8. Realizacja rewersów na materiały archiwalne przechowywane w magazynie w Archiwum Państwowym w Rzeszowie odbywa się nie dłużej niż 30 dni od chwili złożenia rewersu.
9. Materiały archiwalne wymagające przygotowania konserwatorskiego udostępniane są w terminie umożliwiającym wykonanie tych prac. Termin udostępnienia jest uzgadniany z oddziałem właściwym do zabezpieczania materiałów archiwalnych.
10. Materiały archiwalne, z których sporządzono kopie użytkowe (kopie cyfrowe, mikrofilmy, kserokopie, fotografie) udostępniane się w postaci reprodukcji.
11. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum lub upoważniona przez niego osoba może wyrazić zgodę na udostępnienie oryginalnych materiałów archiwalnych zamiast ich kopii użytkowych.
12. Na pisemne zamówienie użytkownika Archiwum może czasowo sprowadzić reprodukcje materiałów archiwalnych spoza swego zasobu, przechowywane w innym archiwum państwowym.

§ 4. Udostępnianie zasobu

1. Udostępnieniu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, opatrzone numeracją stron lub kart, oznakowane pieczęcią własnościową Archiwum lub jego oddziału oraz będące w stanie fizycznym umożliwiającym udostępnienie ich do użytkowania.
2. Zamówione materiały archiwalne i mikrofilmy wydawane są uprawnionemu użytkownikowi z podręcznego depozytu czytelni wyłącznie przez jej obsługę. Cyfrowe kopie użytkowe materiałów archiwalnych udostępnianie są na wskazanych przez obsługę stanowiskach.
3. Z uwagi na wymogi bezpieczeństwa i warunki organizacyjne w przypadku materiałów luźnych, akt staropolskich, materiałów kartograficznych, ulotnych i fotografii jednorazowo do bezpośredniego korzystania udostępnia się jedną jednostkę archiwalną, a w przypadku mikrofilmów jedną szpulę. W przypadku akt w całości zszytych z okresu XIX-XXI w. jednocześnie do bezpośredniego korzystania udostępnia się nie więcej niż 5 jednostek archiwalnych.
4. Dziennie udostępnianych jest nie więcej niż:

• 10 jednostek aktowych w przypadku akt zszytych z okresu XIX-XXI w.,
• 4 jednostki aktowe w przypadku akt luźnych, akt staropolskich, materiałów kartograficznych, ulotnych i fotografii.

5. W uzasadnionych przypadkach dyrektor Archiwum lub upoważniona przez niego osoba może wyrazić zgodę na odstąpienie od dziennych limitów określonych w punkcie 4.
6. W przypadku udostępniania kopii materiałów archiwalnych nie mają zastosowania limity określone w punkcie 3 i 4.
7. W przypadku gdy użytkownik przerywa pracę nad materiałami archiwalnymi i opuszcza pomieszczenie czytelni zobowiązany jest do każdorazowego ich deponowania u obsługi czytelni.
8. Udostępniane jednostki archiwalne opatrzone są drukami rejestru udostępniania (metryczkami). Użytkownik zasobu zobowiązany jest do dokładnego i czytelnego ich wypełnienia.
9. Dostęp do materiałów archiwalnych podlega ograniczeniu zgodnie z art. 16b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( U. z 1983 nr 38 poz. 173 z poźn. zm.).
10. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 9 wymaga zgody dyrektora Archiwum lub upoważnionej osoby.

§ 5. Korzystanie z materiałów archiwalnych

1. Użytkownik korzystając z materiałów archiwalnych, reprodukcji oraz środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych, również w postaci elektronicznej, nie ingeruje w ich układ i treść oraz korzysta z nich w sposób niezagrażający uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Z udostępnionych materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji może korzystać tylko uprawniony użytkownik, który złożył na nie zamówienie.
3. Korzystanie w czytelni z materiałów archiwalnych i reprodukcji oraz środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych odbywa się w sposób nie zakłócający pracy obsługi i innych użytkowników.
4. Zabrania się wynoszenia przez użytkowników poza pomieszczenie czytelni materiałów archiwalnych, reprodukcji materiałów archiwalnych, będących własnością Archiwum, oraz środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych.
5. Użytkownicy nie mogą wnosić do czytelni własnych materiałów archiwalnych i dokumentacji bez zgłoszenia obsłudze czytelni.
6. Do czytelni nie wolno wnosić przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie materiałów archiwalnych (w tym artykułów spożywczych, środków barwiących, łatwopalnych itp.), a także okryć wierzchnich, bagaży, siatek, toreb i teczek oraz pokrowców na sprzęt elektroniczny i fotograficzny.
7. W czytelni nie wolno spożywać posiłków i napojów.
8. Użytkownik w czasie korzystania z materiałów archiwalnych obowiązany jest korzystać z bawełnianych lub lateksowych rękawiczek.
9. W trakcie korzystania z materiałów archiwalnych należy zachować szczególną ostrożność w celu zabezpieczenia ich przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. W szczególności nie wolno:

• umieszczać na aktach przedmiotów mogących je uszkodzić, w tym komputerów przenośnych i innych urządzeń elektronicznych oraz aparatów fotograficznych,
• sporządzać notek na kartkach, w zeszytach i notesach położonych na materiałach archiwalnych,
• używać piór, długopisów, cienkopisów itp., a notatki należy sporządzać wyłącznie ołówkiem,
• opierać się rękami o materiały archiwalne,
• dezynfekować materiałów archiwalnych preparatami dezynfekcyjnymi,
• dotykać materiałów archiwalnych bezpośrednio po użyciu preparatów dezynfekcyjnych.

10. Użytkownik obowiązany jest zachować dbałość o sprzęt stanowiący wyposażenie czytelni, w szczególności o czytniki i komputery.
11. W przypadku zauważenia w udostępnionych materiałach archiwalnych lub środkach ewidencyjnych i pomocach archiwalnych (w tym również w postaci mikrofilmów lub na nośnikach elektronicznych) braków, uszkodzeń, ingerencji osób trzecich, błędów w paginacji stron i innych podobnych nieprawidłowości, użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić o tych faktach obsługę czytelni.
12. W toku korzystania z materiałów archiwalnych oraz ich reprodukcji udostępnionych w czytelni użytkownicy mogą nieodpłatnie wykonywać ich fotografie cyfrowe własnym sprzętem, z zastrzeżeniem, że samodzielne kopiowanie:

• jest dopuszczalne w odniesieniu do materiałów archiwalnych i ich kopii stanowiących zasób Archiwum Państwowego w Lublinie lub mikrofilmów wypożyczonych z innych archiwów państwowych nie narusza praw autorskich i innych praw pokrewnych,
• jest prowadzone w sposób nieinwazyjny dla materiałów archiwalnych, w szczególności bez użycia dodatkowego oświetlenia oraz bez manipulowania tymi materiałami innego niż w przypadku zwykłego korzystania z nich,
• jest prowadzone w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników w szczególności bez użycia dodatkowego wyposażenia, np. statywów, blend odblaskowych, blatów roboczych, urządzeń powodujących hałas,
• jest dokonywane w miejscu, w którym zwykle udostępnia się materiały archiwalne, bez tworzenia dodatkowych procedur ani stanowisk pracy użytkowników.

§ 6. Zwrot materiałów archiwalnych

1. Po każdorazowym zakończeniu pracy korzystający z materiałów archiwalnych albo ich kopii zwraca je obsłudze czytelni z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w podręcznym depozycie.
2. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów archiwalnych lub kopii znajdujących się w podręcznym depozycie przekroczy 10 dni, są one niezwłocznie zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia nowego rewersu.
3. W przypadku materiałów archiwalnych zakwalifikowanych jako szczególnie cenne okres ich przechowywania w podręcznym depozycie ustala dyrektor Archiwum lub upoważniona przez niego osoba.
4. W przypadkach podyktowanych dużą ilością lub szczególnym charakterem udostępnianych materiałów archiwalnych (akta staropolskie, luźne itp.) obsługa może wyznaczyć wcześniejszy niż określony w punkcie 2 termin ich zwrotu do magazynu.
5. Materiały zwracane przez korzystającego podlegają sprawdzeniu przez obsługę czytelni w obecności korzystającego pod względem kompletności i braku uszkodzeń. Zwrot materiałów archiwalnych kompletnych i bez uszkodzeń spowodowanych przez korzystającego, zaznacza w metryczce jednostki archiwalnej własnoręcznym podpisem pracownik obsługi czytelni.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Nieprzestrzeganie niniejszego regulaminu, szczególnie zasad dotyczących bezpieczeństwa lub integralności udostępnionych materiałów archiwalnych oraz pomocy ewidencyjnych, może spowodować zawieszenie udostępniania do chwili ustania zagrożenia, ograniczenie udostępniania w stopniu odpowiadającym zagrożeniu albo wydanie decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych, niezależnie od ewentualnych innych sankcji przewidzianych prawem.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym zarządzeniu stosuje się przepisy zarządzenia nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.
3. Niniejszy regulamin obowiązuje do odwołania.