(Załącznik do Zarządzenie nr 7 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 10 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu usług archiwalnych)
Rozdział I Zakres stosowania regulaminu usług archiwalnych
§ 1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Archiwum Państwowe w Lublinie (zwane dalej Archiwum) usług w zakresie:
a) wyszukiwania materiałów archiwalnych i informacji we własnym zasobie archiwalnym oraz prowadzenia na jego podstawie kwerend tematycznych,
b) wykonywania kopii materiałów archiwalnych ze swojego zasobu i z własnych zbiorów bibliotecznych,
c) przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania oraz wykonywania jej odpisów, wypisów i kopii.
§ 2. Postanowień regulaminu, z zastrzeżeniem postanowień rozdziału II, nie stosuje się do niestanowiących działalności usługowej:
a) czynności z zakresu bezpłatnego udostępniania materiałów archiwalnych w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (j. Dz.U. z 2016 r. Nr 0, poz. 1506),
b) wydawania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, a także wyszukiwania w tym celu materiałów archiwalnych,
c) wyszukiwania dokumentów dla potrzeb organów władzy publicznej z zastrzeżeniem, że Archiwum nie wykonuje przy tym zadań ciążących na zamawiającym oraz pod warunkiem, że zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do której załatwienia potrzebne jest zaznajomienie się z treścią tych dokumentów,
d) sporządzania w jednym egzemplarzu uwierzytelnionych kopii materiałów archiwalnych, odpisów lub wypisów mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia,
e) sporządzania w jednym egzemplarzu kopii materiałów archiwalnych na potrzeby sądów rejonowych, sądów okręgowych, sądów apelacyjnych, sądów administracyjnych, sądów wojskowych, Sądu Najwyższego, prokuratur rejonowych, prokuratur okręgowych, prokuratur regionalnych, Prokuratury Krajowej oraz polskich placówek dyplomatycznych i konsularnych, pod warunkiem, że:
– zamawiający określi sprawę z zakresu swojej właściwości, do załatwienia której niezbędne są zamawiane wypisy, odpisy lub reprodukcje oraz wskaże poszczególne dokumenty objęte zamówieniem, lub
– zamawiający jest ustawowo upoważniony do zbierania określonej kategorii danych bez związku ze sprawami indywidualnymi.
Rozdział II Szczególne przypadki zastosowanie regulaminu usług archiwalnych
§ 3. W sprawach wydawania zaświadczeń, uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, prowadzenie poszukiwań może być kwalifikowane jako usługa płatna, jeżeli wnioskodawca nie jest w stanie wskazać wystawcy szukanego dokumentu, przybliżonego (z dokładnością do jednego roku) czasu powstania dokumentu oraz innych danych niezbędnych do jego identyfikacji, a ich ustalenie przez Archiwum wymaga znacznego nakładu pracy.
§ 4. Za wykonanie kopii dla celów urzędowych dla potrzeb organów władzy publicznej w ilości większej niż 12 stron dokumentów lub odpisów (wypisów) dwóch stron dokumentów pobierana jest opłata wynikająca z regulaminu za realizację całego zamówienia.
§ 5. Za wykonanie kopii w więcej niż jednym egzemplarzu na potrzeby organów władzy publicznej, za każdy dodatkowy egzemplarz pobierana jest cena wynikająca z regulaminu.
§ 6. Kopie, odpisy i wypisy zamawiane do własnych celów urzędowych przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne w Rzeczypospolitej Polskiej wykonywane są na zasadach ogólnych, chyba że umowy międzynarodowe lub ustawy stanowią inaczej. Zamawiający powołujący się na szczególne zasady w tym zakresie obowiązany jest wskazać podstawę ich obowiązywania.
Rozdział III Ogólne warunki realizacji usług
§ 7. Usługi są świadczone w ramach aktualnych możliwości technicznych i organizacyjnych Archiwum.
§ 8. Usługi świadczone są na podstawie pisemnego, w tym wniesionego drogą elektroniczną, zamówienia, które powinno zawierać co najmniej:
a) imię, nazwisko, adres zamieszkiwania zamawiającego,
b) szczegółowe określenie przedmiotu usługi, w tym dane wymagane na podstawie postanowień regulaminu dotyczących poszczególnych kategorii usług,
c) w razie potrzeby określenie szczególnych wymogów technicznych, według których zamówienie powinno być wykonane.
§ 9. Czas wykonania usługi zależy od aktualnych możliwości organizacyjnych Archiwum.
§ 10. Zamówienia są realizowane w kolejności ich rejestracji przez Archiwum. W przypadku zlecenia przez Zamawiającego realizacji zamówienia poza kolejnością (usługa ekspresowa) cena usługi ulega zwiększeniu o 100%.
§ 11. Koszty opłat i prowizji z tytułu operacji bankowych związanych z zapłatą za usługę ponosi zamawiający.
§ 12. Wpłacający spoza obszaru Rzeczypospolitej Polskiej wnosi należność za usługę określoną w polskich złotych PLN, wpłacając jej równowartość w wymienialnej walucie obcej, przeliczoną po kursie z dnia wpłaty przez instytucję przyjmującą wpłatę i dokonującą jej rozliczenia, powiększoną o koszty opłat i prowizji o których mowa w § 11.
Rozdział IV Usługi reprograficzne
§ 13. Archiwum wykonuje ze wszystkich materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych skany.
§ 14. Ceny podstawowe za usługi reprograficzne mogą być podwyższone, nie więcej niż o 200%, w przypadku reprodukcji materiałów wymagających uprzednich zabiegów konserwatorskich, rozszycia, wielokrotnej zmiany parametrów urządzeń kopiujących i innych szczególnych utrudnień technicznych związanych z wykonaniem usługi.
§ 15. W przypadku zamówienia kopii cyfrowej, sposób jej wykonania określa Archiwum na podstawie możliwości technicznych, w szczególności związanych z ochroną oryginału przed uszkodzeniem.
§ 16. Kopie cyfrowe wykonywane są w formacie jpg.
§ 17. Zlecenie na usługę reprograficzną powinno zawierać wskazanie:
a) numeru lub nazwy zespołu archiwalnego,
b) sygnatury jednostki,
c) numeru strony lub karty (w przypadku akt stanu cywilnego – numeru aktu) albo jednoznaczne wskazanie w inny sposób fragmentów, które mają być skopiowane.
§ 18. Dopuszcza się identyfikację materiału do skopiowania w przypadku zamówień na kopie z:
a) aktów metrykalnych i stanu cywilnego poprzez wskazanie
– wystawcy aktu (siedziba urzędu stanu cywilnego, parafii, okręgu bożniczego itp. wraz z wyznaniem, a w przypadku, gdy w danej miejscowości istniało więcej parafii – również wezwania kościoła parafialnego),
– daty rocznej sporządzenia aktu, tj. roku, w którym akt został wpisany do właściwej księgi metrykalnej,
-imienia i nazwiska osoby lub osób, których dotyczy akt,
– rodzaju aktu (urodzenia, małżeństwa, zgonu),
o ile na podstawie zachowanego w księdze indeksu alfabetycznego możliwe jest ustalenie numeru aktu lub strony księgi, na której został zapisany,
b) rejestrów mieszkańców i książek meldunkowych posiadających na stronie internetowej Archiwum udostępnioną bazę danych poprzez wskazanie:
– imienia i nazwiska osoby lub osób, których dotyczy wpis,
– sygnatury lub nazwy ulicy.
§ 19. W przypadku, gdy zamówienie na usługę reprograficzną nie zawiera elementów wskazanych w § 17 lub w § 18, zamawiający może zlecić ich ustalenie przez Archiwum w drodze płatnych poszukiwań.
§ 20. Nie wykonuje się kopii zbiorów bibliotecznych, do których autorskie prawa majątkowe przysługują podmiotowi innemu niż Archiwum.
§ 21. Archiwum może odmówić wykonania usługi reprograficznej, jeżeli mogłaby powodować ryzyko uszkodzenia materiału podczas reprodukcji albo jej wykonanie nie leży w możliwościach technicznych i organizacyjnych Archiwum.
§ 22. W przypadku, gdy realizacja zamówienia zgodnie z uzasadnionymi wymogami technicznymi nie leży w możliwościach Archiwum, dyrektor Archiwum może wyrazić zgodę na ich reprodukcję (kopiowanie, fotografowanie, skanowanie lub filmowanie) przez zamawiającego własnym sprzętem, za opłatą określoną w regulaminie. Wykonanie reprodukcji odbywa się na warunkach technicznych określonych przez Archiwum i pod nadzorem pracownika Archiwum.
§ 23. Całościowe kopie wykonuje się z oryginałów o formatach nie większych niż: A1 w centrali i A2 w oddziałach zamiejscowych. Materiały o większych rozmiarach mogą być kopiowane we fragmentach, przy czym za każdy fragment pobierana jest opłata wynikająca z regulaminu.
§24. Cena za wykonanie kopii cyfrowej obejmuje jej przesłanie pocztą elektroniczną na adres wskazany przez zamawiającego pod warunkiem, że łączna ilość zamówionych plików nie przekracza 5 sztuk.
§ 25. W przypadku, gdy nie jest możliwe wysłanie kopii cyfrowej pocztą elektroniczną Archiwum dokonuje zapisu kopii na płycie CD-R lub DVD-R i dolicza do kosztów zamówienia cenę nośnika.
§ 26. Ustala się następujące ceny za usługi reprograficzne (o ile inaczej nie zaznaczono – za 1 sztukę):
|
Opis usługi | Cena w zł | |
| Wykonanie kopii z oryginałów materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych | z oryginału do A2 | 5,00 |
| z oryginału powyżej A2 | 12,00 | |
| Retusz elektroniczny (np. korekta barw lub kontrastu, łączenie obrazów)
Cena pobierana jest za każdy obrabiany lub łączony plik | 20,00 | |
| Kopia cyfrowa z materiału zdigitalizowanego | 2,00 | |
| Płyta CD-R lub DVD-R | 3,00 | |
| Wydruk kopii cyfrowej z materiału zdigitalizowanego w odcieniach szarości |
do formatu A3
| 2,00 |
| Wydruk kopii cyfrowej z materiału zdigitalizowanego barwny | do formatu A3 | 4,00 |
Rozdział V Usługi z zakresu informacji archiwalnej
§ 27. Ustala się następujące ceny za usługi z zakresu informacji archiwalnej:
|
Opis usługi | Cena w zł |
| wyszukiwanie dokumentów lub informacji, kwerendy tematyczne
za każde rozpoczęte pół godziny poszukiwań | 30,00 |
| odpis (wypis) z druku lub maszynopisu, z oryginału w języku polskim
za każdą rozpoczętą stronę – standard 1800 znaków | 20,00 |
| odpis (wypis) z rękopisu lub tekstu mieszanego (rękopis + druk lub maszynopis), z oryginału w języku polskim
za każdą rozpoczętą stronę – standard 1800 znaków | 40,00 |
| odpis (wypis) z druku lub maszynopisu, z oryginału w części lub w całości w języku obcym
za każdą rozpoczętą stronę – standard 1800 znaków | 40,00 |
| odpis (wypis) z rękopisu lub tekstu mieszanego (rękopis + druk lub maszynopis), z oryginału w części lub w całości w języku obcym
za każdą rozpoczętą stronę – standard 1800 znaków | 80,00 |
| Udostępnienie raportu z bazy danych w formie wydruku – za każdą stronę A4 | 2,00 |
| Udostępnienie raportu z bazy danych w formie elektronicznej – za każdy rozpoczęty MB | 2,00 |
§ 28. Zamawiający jest zobowiązany uiścić należność za przeprowadzone poszukiwania również w przypadku ich negatywnego wyniku.
§ 29. Usługę odpłatną stanowi przekazanie części lub całości baz danych zorganizowanych według kryteriów tematycznych, z wyłączeniem udostępniania baz danych stanowiących ewidencję zasobu oraz udostępniania baz, w tym tematycznych, do wglądu w Archiwum lub za pośrednictwem strony internetowej Archiwum.
Rozdział VI Dokumentacja osobowo-płacowa o czasowym okresie przechowywania
§ 30. Z dokumentacji o czasowym okresie przechowywania wykonywane są odpisy, wypisy i kserokopie, na zasadach określonych w art. 16 ust. 2a i art. 51o ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity U. z 2016 r. Nr 0 poz. 1506) oraz w rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240). Ceny za usługi z tego zakresu uwzględniają koszty związane z przechowywaniem dokumentacji i sporządzaniem jej odpisów lub kopii, w szczególności koszty wyszukania dokumentów, koszty przygotowania dokumentów do skopiowania lub sporządzenia odpisu, koszty sporządzenia odpisu lub kopii, koszty zapewnienia dokumentacji odpowiednich warunków przechowywania.
§ 31. W przypadku wykonywania odpisów, kopii i wypisów z dokumentacji osobowo-płacowej o czasowym okresie przechowywania łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć 200 zł.
§ 32. Ustala się następujące ceny za odpisy, kopie i wypisy z dokumentacji osobowo-płacowej:
|
Opis usługi | Cena (w PLN) |
| kopia świadectwa pracy – za każdy dokument | 17,00 |
| kopia innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – za każdy dokument | 4,00 |
| kopia kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo listy płac – za każdą kartę/stronę listy płac | 4,00 |
| odpis świadectwa pracy – za każdą rozpoczętą stronę | 35,00 |
| odpis innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia – za każdą rozpoczętą stronę | 8,00 |
| odpis skrócony wysokości zarobków na podstawie list płac – za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) | 4,00 |
Rozdział VII Zwolnienia z opłat, zaliczki i nadpłaty
§ 33. Nieodpłatnie prowadzone są poszukiwania niezbędne do wydania zaświadczeń i uwierzytelnionych kopii, odpisów lub wypisów, mających w obrocie prawnym rangę zaświadczenia, w celu:
a) świadczeń emerytalno-rentowych, z wyjątkiem wykonywania odpisów, wypisów i kopii dokumentacji osobowo-płacowej o czasowym okresie przechowywania,
b) udokumentowania działalności kombatanckiej, równorzędnej z działalnością kombatancką oraz podlegania represjom wojennym i okresu powojennego w rozumieniu ustawy z dnia 24 stycznia 1991 r. o kombatantach oraz niektórych osobach będących ofiarami represji wojennych i okresu powojennego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. Nr 0 poz. 1255).
§ 34. W przypadku, gdy realizacja zamówienia złożonego przez organ władzy publicznej pociągałaby za sobą znaczne koszty, Archiwum może uzgodnić z zamawiającym pokrycie przezeń całości albo części niezbędnych nakładów.
§ 35. Podjęcie działalności usługowej z zakresu prowadzenia poszukiwań archiwalnych jest uzależnione od uiszczenia z góry należności bądź wpłacenia zaliczki na jej poczet w wysokości opłaty za jedną godzinę pracy.
§ 36. Kwota zaliczki jest rozliczana w ramach końcowej należności za zrealizowaną usługę.
§ 37. Zwroty nadpłat dokonywane są na wniosek zamawiającego:
a) w formie gotówkowej w kasie Archiwum,
b) w formie bezgotówkowej na wskazane konto po wcześniejszym potrąceniu z nadpłaty prowizji z tytułu operacji bankowych z zastrzeżeniem, że nadpłata nie jest zwracana, gdy wysokość prowizji przekracza wielkość nadpłaty.
ZARZĄDZENIE NR 6 DYREKTORA ARCHIWUM PAŃSTWOWEGO W LUBLINIE
z dnia 7 maja 2020 r.
w sprawie zmiany regulaminu usług archiwalnych >
Na podstawie § 13 ust. 2 p. 7 Statutu Archiwum Państwowego w Lublinie i w związku z art. 16 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz. U. z 2020 r. poz. 164) zarządzam, co następuje:
§ 1. W załączniku do zarządzenia nr 7 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 10 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu usług archiwalnych wprowadza się następujące zmiany:
1) § 11 otrzymuje brzmienie:
„§ 11. W przypadku, gdy dla zleconego rodzaju usług ceny określone w Regulaminie nie zapewniałyby zwrotu koniecznych kosztów lub usługi nie są uregulowane w Regulaminie, Archiwum zawiera z Zamawiającym zindywidualizowaną umowę.”;
2) po § 11 dodaje się § 11a i § 11b w brzmieniu:
„§ 11a. Wpłaty można dokonywać wyłącznie na rachunek bankowy prowadzony przez Archiwum Państwowe w Lublinie.”;
„§ 11b. Koszty opłat i prowizji z tytułu operacji bankowych związanych z zapłatą za usługę ponosi Zamawiający.”;
3) § 12 otrzymuje brzmienie:
„§ 12. Wpłacający spoza obszaru Rzeczypospolitej Polskiej wnosi należność za usługę określoną w polskich złotych PLN, wpłacając jej równowartość w wymienialnej walucie obcej, przeliczoną po kursie z dnia wpłaty przez instytucję przyjmującą wpłatę i dokonującą jej rozliczenia, powiększoną o koszty opłat i prowizji o których mowa w § 11b.”
4) § 13 otrzymuje brzmienie:
„§ 13. Archiwum wykonuje ze wszystkich materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych skany lub fotografie.”;
5) § 23 otrzymuje brzmienie:
„Całościowe kopie wykonuje się z oryginałów przy uwzględnieniu możliwości technicznych Archiwum. Materiały o większych rozmiarach mogą być kopiowane we fragmentach, przy czym za każdy fragment pobierana jest opłata wynikająca z Regulaminu.”;
6) § 26 otrzymuje brzmienie:
„§ 26. Ustala się następujące ceny za usługi reprograficzne (o ile inaczej nie zaznaczono – za 1 sztukę):
|
Opis usługi |
Cena w zł | ||
| Wydruk kopii cyfrowej lub klatki z mikrofilmu monochromatyczny | format A4 | 1,00 | |
| format A3 | 1,50 | ||
| Wydruk kopii cyfrowej lub klatki z mikrofilmu wielobarwny | format A4 | 3,00 | |
| format A3 | 4,00 | ||
| Łączenie obrazów
| cena pobierana jest za każdy łączony plik | 20,00 | |
| Kopia cyfrowa (skan lub fotografia)
| z formatu do A3 | 300 ppi | 2,00 |
| 600 ppi | 3,00 | ||
| z formatu od A3 do A1 | do 600 ppi | 10,00 | |
| Kopia cyfrowa z mikrofilmu | 1 klatka | 1,00 | |
| Kopia cyfrowa z kopii cyfrowej (skanu lub fotografii ) | do 300 ppi | 0,00 | |
| Kopia cyfrowa z kopii cyfrowej nagrania dźwiękowego | 1 min (każda rozpoczęta) | 0,00 | |
| Płyta CD-R lub DVD-R | 3,00 | ||
7) § 27 otrzymuje brzmienie:
„§ 27. Ustala się następujące ceny za usługi z zakresu informacji archiwalnej:
| Opis usługi | Cena w zł | ||
| wyszukiwanie informacji i danych (kwerendy)
za każde rozpoczęte pół godziny poszukiwań w materiałach archiwalnych | maszynopisowych, drukowanych | w języku polskim | 20,00 |
| rękopisowych | 25,00 | ||
| maszynopisowych, drukowanych | w języku obcym | 25,00 | |
| rękopisowych | 30,00 | ||
| odpis (wypis) z materiału archiwalnego
za każdą rozpoczętą stronę – standard 1800 znaków | drukowanego lub maszynopisu | w języku polskim | 20,00 |
| rękopiśmiennego | 30,00 | ||
| drukowanego lub maszynopisu | w języku obcym | 30,00 | |
| rękopiśmiennego | 40,00 | ||
8) rozdział VII otrzymuje brzmienie:
„Rozdział VII Zwolnienia z opłat, wstępne należności i nadpłaty”
9) § 35 otrzymuje brzmienie:
„§ 35. Podjęcie działalności usługowej z zakresu prowadzenia poszukiwań archiwalnych jest uzależnione od wpłacenia z góry wstępnej należności za przeprowadzone poszukiwania w wysokości opłaty za jedną godzinę wyszukiwania informacji i danych (kwerendy).”
10) § 36 otrzymuje brzmienie:
„§ 36. Wstępna należność za przeprowadzone poszukiwania jest rozliczana w ramach końcowej należności za zrealizowaną usługę z uwzględnieniem § 28 Regulaminu.”
§ 2. W załączniku do zarządzenia nr 7 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 10 lipca 2017 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu usług archiwalnych skreśla się § 14, § 22 i § 29.
§ 3. Traci moc zarządzenie nr 5 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 30 kwietnia 2020 r. w sprawie zmiany regulaminu korzystania z materiałów archiwalnych w pracowniach naukowych Archiwum Państwowego w Lublinie.
§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.