1. Nadesłane artykuły są poddawane wstępnej ocenie przez członków Komitetu redakcyjnego. Po wydaniu opinii autor artykułu otrzymuje informację o przyjęciu tekstu do druku i skierowaniu go do recenzji zewnętrznej, bądź o jego odrzuceniu. Skierowanie do recenzji zewnętrznej dotyczy tekstów naukowych. Recenzje, noty recenzyjne, sprawozdania, nekrologi itp. podlegają jedynie recenzji wewnątrzredakcyjnej.
2. Rezygnacja z druku artykułu w ,,Studiach Archiwalnych” dotyczy sytuacji, gdy:
– artykuł nie odpowiada profilowi czasopisma;
– autor nie posiada pełni autorskich praw osobistych i majątkowych do tekstu;
– tekst narusza dobra osobiste osób trzecich;
– autor nie wyraża zgody na wprowadzenie poprawek zaproponowanych przez Redakcję lub recenzentów.
3. Procedurze recenzyjnej podlegają artykuły naukowe zakwalifikowane do druku przez Komitet redakcyjny.
4. Do oceny każdego artykułu powołuje się co najmniej dwóch niezależnych recenzentów, specjalistów reprezentujących środowiska naukowe, środowiska archiwistów spoza Archiwum Państwowego w Lublinie oraz Komitetu naukowego ,,Studiów Archiwalnych”. Recenzentem nie może być osoba pozostająca z autorem w podległości zawodowej oraz pozostająca z nim w relacjach osobistych (zasada konfliktu interesów).
5. Artykuły są kierowane do recenzentów rzetelnych i kompetentnych do oceny problematyki poruszonej w treści artykułu.
6. Recenzenci posiadają stopień co najmniej doktora.
7. Wszystkie artykuły są recenzowane z zachowaniem zasady poufności i obustronnej anonimowości (tzw. system double-blind, review proces). Podczas procedury recenzji zarówno recenzent, jak i autor nie posiadają wzajemnej wiedzy na temat swoich personaliów.
8. Artykuł wysyłany jest recenzentom po usunięciu wszelkich danych, które mogłyby wskazywać na tożsamość autora.
9. Recenzent dokonuje recenzji na formularzu recenzji, dostępnym w zakładce Formularz recenzyjny. Recenzja ma formę pisemną i kończy się jednoznaczną konkluzją:
– o dopuszczeniu artykułu do druku bez poprawek;
– o warunkowym przyjęciu artykułu do druku (konieczność dokonania poprawek);
– o odrzuceniu artykułu.
10. Recenzent przesyła recenzje do Redakcji drogą elektroniczną, za pomocą Panelu Redakcyjnego, poczta tradycyjną lub osobiście, w siedzibie Redakcji.
11. Recenzje są archiwizowane przez Redakcję w wersji elektronicznej i/lub papierowej.
12. Nazwiska recenzentów nie są ujawniane. Publikowana jest lista zbiorcza nazwisk recenzentów tomu, po wcześniejszym wyrażeniu zgody przez każdego z nich.
13. Autorzy otrzymują do wiadomości recenzję swojego artykułu, po wcześniejszym usunięciu z niej danych dotyczących recenzenta.
14. Autor zobowiązany jest do wprowadzenia zmian w swoim tekście w terminie 14 dni od daty wysłania recenzji, zgodnie z sugestiami recenzenta – chyba że w przekonujący sposób wykaże brak uzasadnienia konieczności zmian. W takiej sytuacji ostateczna decyzja o przyjęciu lub odrzuceniu tekstu należy do Redakcji.
15. W przypadku ewentualnych zastrzeżeń recenzenta odnośnie do artykułów przekazanych do recenzowania, Redakcja przejmuje obowiązek pośrednictwa pomiędzy nim a autorami, umożliwiając ustosunkowanie się do wniesionych uwag.
16. Bezpośrednio do druku kierowane są artykuły, które otrzymały dwie pozytywne recenzje.
17. Po zakończeniu procesu recenzji i wprowadzeniu ewentualnych poprawek Redakcja zatwierdza tekst artykułu do druku i poddaje go weryfikacji językowej i wydawniczej.
18. Po dokonaniu weryfikacji językowej i wydawniczej oraz dokonaniu obróbki graficznej materiału ilustracyjnego artykuł zostaje przekazany autorowi w celu wykonania korekty autorskiej i ostatecznego zatwierdzenia jego treści.