Jak udokumentować zatrudnienie

▐ Dokumenty potwierdzające zatrudnienie

Dokumentami poświadczającymi zatrudnienie mogą być:

  • świadectwo pracy
  • zaświadczenie na druku Rp-7 (do celów emerytalno-rentowych)
  • inne dokumenty z przebiegu zatrudnienia
  • kopie i odpisy z dokumentacji pracowniczej wystawione przez ich przechowawców.

Podstawowym dokumentem poświadczającym zatrudnienie jest świadectwo pracy. Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany wydać je niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia. W przypadku stwierdzenia błędów w świadectwie, pracownik może zażądać jego sprostowania przez pracodawcę, a jeśli pracodawca odmówi – wystąpić z pozwem o sprostowanie świadectwa do sądu pracy.
Z kolei podstawowym dokumentem poświadczającym okres zatrudnienia i wysokość zarobków do celów emerytalno-rentowych jest zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (druk Rp-7). Zgodnie z art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz § 20 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń, zaświadczenia Rp-7 wydają tylko pracodawcy.

W przypadku braku zaświadczenia Rp-7, dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia do celów emerytalno-rentowych mogą być różnego rodzaju dokumenty z przebiegu pracy, np.:

  • legitymacje ubezpieczeniowe
  • legitymacje służbowe, legitymacje związków zawodowych
  • wpisy o zatrudnienia w dowodach osobistych starego typu
  • umowy o pracę
  • pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w czasie trwania zatrudnienia (np. o powołaniu, mianowaniu, angażowaniu, zwolnieniu, wyróżnieniu, udzieleniu urlopu, zmianie wynagrodzenia itp.).

Dowodem potwierdzającym okresy zatrudnienia i wynagrodzenie mogą być również odpisy lub kopie dokumentacji osobowo-płacowej wystawiane przez archiwa państwowe lub innych przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej.

Najczęściej będą to:

  • umowy o pracę
  • karty wynagrodzeń
  • listy płac
  • karty zasiłkowe
  • karty obiegowe nawiązania, zmiany lub ustania stosunku pracy
  • pisma kierowane przez zakład pracy do pracownika w okresie zatrudnienia.

Archiwum przechowujące dokumentację pracowniczą nie może dokonywać korekt świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu i innych dokumentów wystawionych przez pracodawcę. Dlatego bardzo ważne jest dokładne ich sprawdzenie po otrzymaniu i ewentualnie zażądanie ich sprostowania w trybie określonym przez prawo.
Archiwum nie może również dokonywać jakichkolwiek zmian w przechowywanej dokumentacji osobowej i płacowej, np. poprawiać błędów w pisowni imion i nazwisk, miejscu i daty urodzenia, datach zatrudnienia itp.

 

▐ Jak długo przechowywana jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej (tzw. kategoria B) i dlatego musi być przechowywana tylko przez pewien określony przez prawo okres, po którym może być brakowana (zniszczona). Dla dokumentacji osobowej okres przechowywania wynosi obecnie pięćdziesiąt lat od ustania stosunku pracy.
Dla dokumentacji płacowej obowiązywał kiedyś krótszy, dwunastoletni okres przechowywania. Wydłużono go dopiero po wejściu w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35). Dlatego częste są przypadki, że dokumenty płacowe z lat siedemdziesiątych i wcześniejsze się nie zachowały.

 

▐ Gdzie szukać dokumentacji z okresu zatrudnienia?

  • Istniejące zakłady pracy (także przekształcone lub sprywatyzowane)

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację osobową i płacową byłych pracowników (obecnie przez pięćdziesiąt lat), dlatego w przypadku, gdy dawny zakład pracy istnieje, to właśnie tam należy szukać swoich dokumentów z okresu zatrudnienia. Dotyczy to również większości przekształconych lub sprywatyzowanych byłych przedsiębiorstw państwowych, których dokumentację z reguły przejęły przedsiębiorstwa lub spółki powstałe w wyniku zmian organizacyjnych.

  •  Zakłady zlikwidowane

Zakłady państwowe: W przypadku braku sukcesora należy zwrócić się do organu administracji państwowej, założycielskiego lub nadrzędnego w stosunku do byłego pracodawcy. Najczęściej będzie to wojewoda lub właściwy rzeczowo minister.

Archiwum Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Spokojna 4, 20-914 Lublin, tel. 81 742 42 92

Archiwum Urzędu Miasta Lublin
ul. Świętoduska 3, 20-082 Lublin, tel. 81 466 12 20

Spółdzielnie: W tym przypadku informacji najlepiej szukać w związku rewizyjnym, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub został zlikwidowany – w Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja może być przechowywana przez inną spółdzielnię, organizację spółdzielczą, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, a także archiwa prywatne i państwowe.

Związek Lustracyjny Spółdzielni Pracy. Delegatura Regionalna w Lublinie
ul. Krochmalna 23/7, 20-401 Lublin, tel. 81 532 15 03

 

▐ Gdzie szukać informacji o miejscu przechowywania dokumentacji?

Informacje o miejscach przechowywania dokumentacji ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy można znaleźć w bazach danych dostępnych w Internecie. miejscu przechowywania dokumentów zlikwidowanego przedsiębiorstwa prywatnego, państwowego lub spółdzielczego, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej powinien poinformować właściwy terytorialnie sąd rejonowy lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Tam też warto poszukać informacji na temat losów swojej dokumentacji pracowniczej.

Krajowy Rejestr Sądowy – Oddział w Lublinie
ul. Garbarska 20, 20-340 Lublin, tel. 081 745 47 00

Internetowe bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji

Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

 

▐ Wydawanie kopii i odpisów dokumenacji pracowniczej przechowywanej w Archiwum

Formularz wniosku

Wypełniony formularz można przesłać pocztą na adres Archiwum, złożyć w punkcie obsługi klienta, przesłać faksem (81 528 61 46) lub pocztą elektroniczną (kanc@lublin.ap.gov.pl)

 

▐ Udostępnianie dokumentacji pracowniczej przechowywanej w Archiwum

Archiwum umożliwia w wyjątkowych sytuacjach wgląd do przechowywanej dokumentacji pracowniczej, np. w celu wyjaśnienia niejasności czy wskazania dokumentów do skopiowania. Dokumentacja osobowa i płacowa udostępniana jest wyłącznie osobom, których dotyczą akta, w siedzibie Sekcji do spraw dokumentacji niearchiwalnej (budynek MUSI, Lublin, ul. Magnoliowa 2 – boczna Alei Spółdzielczości Pracy, naprzeciwko Galerii Olimp) w każdą środę w godzinach od 8.00 do 14.00.

W celu przygotowania dokumentacji do udostępnienia konieczny jest wcześniejszy kontakt telefoniczny pod nr (81) 748 51 34, najpóźniej do wtorku do godz. 14.

Archiwum wypożycza przechowywaną dokumentację pracowniczą wyłącznie jej wytwórcy oraz Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, sądom i innym organom do tego upoważnionym.

 


Ważniejsze przepisy prawne

  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.)
  • Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. z 2005 r. Nr 28, poz. 240)
  • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2004 r. Nr 39, poz. 353 ze zm.)
  • Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. z 1983 r. Nr 10. poz. 49 ze zm.)